Anonieme werkplekreservering: nieuwe privacymodus voor FLEXIDESK

FLEXIDESK beschikt nu over een privacymodus waarmee beheerders volledige controle hebben over de manier waarop boekingsinformatie wordt weergegeven. Hierdoor kan software voor werkplekreservering ook worden gebruikt in omgevingen waar gegevensbescherming prioriteit heeft.

Wat is er nieuw?

Wanneer de privacymodus is ingeschakeld, kunnen medewerkers zien welke bureaus beschikbaar of geboekt zijn. Ze kunnen echter niet zien wie ze heeft geboekt. Geen namen, geen initialen en geen profielfoto’s. Alleen de beschikbaarheid.

Dit is een eenvoudig maar belangrijk verschil: de plattegrond van het kantoor blijft volledig bruikbaar voor reserveringen, terwijl persoonlijke informatie beschermd blijft.

Voor wie is deze functie bedoeld?

Niet iedere organisatie heeft dezelfde privacyvereisten. Voor veel organisaties is dit type controle echter belangrijk – vooral voor bedrijven in gereguleerde sectoren, organisaties met strenge interne richtlijnen voor gegevensbescherming of teams die liever niet zichtbaar maken waar iedereen zich bevindt.

Met de privacymodus past FLEXIDESK nu naadloos in omgevingen waar:

• Regelgeving voor gegevensbescherming vereist dat de zichtbaarheid van persoonlijke informatie tot een minimum wordt beperkt
• Ondernemingsraden of HR-afdelingen zorgen hebben geuit over het monitoren van medewerkers
• De bedrijfscultuur discretie belangrijker vindt dan volledige transparantie over aanwezigheid op kantoor

Zo schakelt u de privacymodus in

Het inschakelen van de privacymodus duurt slechts enkele seconden en vereist geen technische kennis.

Ga als beheerder naar:

Instellingen → Algemeen → Gegevensbescherming

Daar vindt u de volgende optie: ☑ Privacymodus inschakelen Bureaus worden als geboekt weergegeven zonder persoonlijke informatie te tonen (bijv. initialen of profielfoto’s).

Vink het vakje aan en de privacymodus wordt onmiddellijk in uw volledige werkruimte geactiveerd. De instelling kan op elk moment net zo eenvoudig weer worden uitgeschakeld.

Wat verandert er voor medewerkers?

Vanuit het perspectief van medewerkers ziet de kantoorplattegrond er hetzelfde uit als altijd. Bureaus worden weergegeven als vrij of bezet. Het enige verschil is dat bij bezette bureaus niet langer zichtbaar is wie daar zit.

Medewerkers kunnen hun eigen reserveringen nog steeds zonder beperkingen boeken, annuleren en beheren. De privacymodus heeft uitsluitend invloed op wat anderen kunnen zien.

Waarom dit belangrijk is

Software voor werkplekreservering maakt aanwezigheid van nature zichtbaar. Meestal is dat een nuttige functie. Het kan echter ook spanning veroorzaken met privacyverwachtingen.

De privacymodus van FLEXIDESK lost die spanning op een heldere manier op. U behoudt alle operationele voordelen van een gedeeld reserveringssysteem – beter ruimtegebruik, minder ongebruikte bureaus en duidelijkere kantoorplanning – zonder dat medewerkers hun dagelijkse aanwezigheid zichtbaar hoeven te maken voor collega’s.

Voor organisaties die moeten aantonen dat zij aan de AVG voldoen of medewerkers simpelweg meer controle willen geven over hun persoonlijke gegevens, is dit een betekenisvolle stap vooruit.