De quoi avez-vous besoin en équipe pour remporter une opportunité de financement

La nouvelle façon de travailler ?

Pour beaucoup, la pandémie de COVID-19 semble toucher à sa fin. Certains retournent entièrement au bureau, d’autres ont découvert qu’ils pouvaient travailler à distance, mais la majorité des entreprises ont adopté une approche hybride — un partage des jours entre le bureau et le domicile.

Mais comme souvent lors d’un changement, de nouveaux défis apparaissent. Beaucoup se demandent :

• Comment coordonner les collaborateurs présents et s’assurer qu’il y a suffisamment de places pour tous ?

• Quelle solution simple permet de savoir si un collègue sera au bureau le jour où un travail collaboratif est prévu ?

• Comment aligner les réunions en présentiel avec les collaborateurs en télétravail ?

• Et la comptabilité ? N’avons-nous pas besoin d’un aperçu des jours de télétravail pour rembourser certaines indemnités ?

Ces questions étaient aussi les nôtres. Mais nous avons trouvé une solution. Comment ? Laissez-moi vous raconter.

En 2020, lorsque la pandémie a commencé, nous avons développé FLEXIDESK, notre propre solution de réservation de bureaux et de salles. FLEXIDESK nous permettait d’avoir une vue d’ensemble du nombre de collègues présents au bureau, notamment en raison des limitations de capacité, tout en réservant nos places à l’avance les jours souhaités.

Cela nous a énormément aidés à revenir au bureau en toute sécurité après le premier confinement. Aujourd’hui encore, cela facilite le travail hybride, en offrant une vue en temps réel et en soutenant la collaboration.

Cependant, la complexité technique de la solution était évidente dès le départ.

Les premières fonctionnalités

Souhaitant offrir une expérience utilisateur fluide, nous avons intégré des données externes dans le backend. Des sources telles que les jours fériés ou les congés ont été prises en compte.

Ainsi, FLEXIDESK peut réagir en temps réel aux situations actuelles. Les réservations ne sont généralement pas possibles les jours fériés. Pour garantir ces données en temps réel, des interfaces supplémentaires communiquent avec des services externes.

Une autre fonctionnalité en cours d’implémentation est un composant basé sur l’IA, destiné à soutenir ou automatiser les décisions de réservation, par exemple si un employé souhaite réserver un poste de manière récurrente.

Dans l’ensemble, ces fonctionnalités se sont révélées très efficaces et ont été largement adoptées par notre équipe. Nous avons alors envisagé de proposer FLEXIDESK à d’autres entreprises en Autriche et au-delà.

Pour cela, nous avons recherché une opportunité de financement afin de soutenir le développement du projet. Le programme Innovate4Vienna de la Wirtschaftsagentur Wien s’est avéré idéal, car il soutenait les innovations nées pendant la pandémie. Nous en sommes extrêmement reconnaissants.

Lorsque nous avons décidé de postuler, notre objectif était clair : gagner. Cette ambition a été un moteur puissant de notre efficacité. Nous avons préparé notre dossier avec rigueur et avons été sélectionnés parmi 50 entreprises concurrentes. FLEXIDESK a alors commencé son parcours vers la reconnaissance publique.

Nous savions que ce serait exigeant, mais nous avons persévéré. Avec le recul, voici les facteurs clés qui nous ont permis de remporter cette opportunité :

Les principes du succès

1. Une mentalité proactive

L’un de nos principaux facteurs de réussite a été notre mentalité directe et proactive.

Au lieu de consacrer trop de temps aux tâches administratives, nous avons travaillé sur un document central, avec des priorités claires. Grâce à un objectif précis, nous avons maintenu une dynamique positive et motivante, en nous soutenant mutuellement. Cette approche reflète notre mentalité agile.

Se concentrer sur de petites étapes permet souvent d’avancer plus efficacement que de ne viser que l’objectif final. L’une de ces étapes consistait à estimer les coûts : ressources internes, hébergement, matériel, services.

2. Un focus, une approche, une destination

Pour garantir une coordination optimale, nous avons clairement réparti les responsabilités. Une personne gérait les indicateurs business, d’autres expliquaient la pertinence de FLEXIDESK, tandis que certains se concentraient sur le budget, les fonctionnalités produit et la coordination.

Nous avons également défini des principes fondamentaux servant de ligne directrice :

• Équité / prise en compte des besoins des employés (pas de « premier arrivé, premier servi »)

• Plan de réservation rotatif favorisant les interactions sociales

• Soutien au modèle hybride (faire le pont vers un environnement hybride)

• Utilisation plus stratégique des bureaux pour la culture d’entreprise et les échanges

• Télétravail favorisant la concentration

• Renforcement de la prise de décision et de la responsabilité des employés

• Moins de contrôle, plus de confiance et d’autonomie

• Spontanéité — vue en temps réel des collègues présents

• Simplicité d’utilisation et de compréhension

• Tarification abordable

Nous avons identifié les priorités des parties prenantes, notamment les RH et les office managers, afin de simplifier leur gestion quotidienne du travail hybride.

3. Des itérations courtes et rapides

En travaillant dès le départ sur un document unique, nous avons adopté des cycles courts et rapides. Cela nous a permis de rester flexibles et d’ajuster rapidement notre trajectoire.

Plutôt que de viser la perfection, nous avons intégré immédiatement les retours.

Nous sommes également restés en contact constant avec la Wirtschaftsagentur Wien afin de nous assurer que toutes les exigences étaient respectées.

4. Aller plus loin

Enfin, nous avons accepté de fournir des efforts supplémentaires. Malgré une limite de mots imposée pour chaque section du dossier, nous souhaitions détailler l’aspect technique de FLEXIDESK. Après discussion avec la Wirtschaftsagentur Wien, nous avons été autorisés à soumettre une description technique plus complète, ce qui a renforcé notre crédibilité.

Au sein de l’équipe, chacun gardait une vision globale de l’avancement du projet.

En conclusion, il n’y a pas de mauvaises idées, seulement de mauvaises exécutions. Nous n’étions pas toujours confiants, mais nous avons fait preuve de courage et de détermination. Parfois, donner le meilleur de soi-même suffit.