Les meilleurs hacks pour Office Managers : 5 façons de simplifier votre quotidien professionnel

53 % des entreprises pouvant fonctionner à distance devraient adopter un modèle de travail hybride après la pandémie : certains jours au bureau, d’autres en télétravail. L’hybride est la nouvelle façon de travailler.

Avec de plus en plus d’entreprises adoptant des modèles hybrides, le rôle d’office manager est devenu plus complexe que jamais. Certaines organisations ont même développé leur propre approche du travail hybride. Chez Dynatrace, par exemple, les employés peuvent choisir entre différents modèles. Ceux présents plus de trois jours par semaine au bureau peuvent sélectionner un poste dédié, tandis que ceux venant plus occasionnellement peuvent réserver un bureau partagé. Ces situations démontrent à quel point un logiciel simple de réservation de bureaux est essentiel. Suivre qui est présent au bureau et quand, garantir suffisamment d’espace tout en maîtrisant les coûts est un véritable exercice d’équilibre.

Pour compliquer davantage les choses, de nombreux pays ont introduit de nouvelles réglementations, comme les dispositifs législatifs liés au télétravail, exigeant davantage de suivi et de précision. Heureusement, il existe des solutions pour simplifier votre quotidien. Voici les cinq meilleures façons d’alléger la charge des office managers.

1. Un espace de travail propice à la collaboration

Maintenir une équipe motivée et alignée vers un objectif commun facilite grandement le travail d’un manager. Moins il y a d’obstacles, mieux c’est.

Un espace collaboratif repose sur la flexibilité et le choix, tout en favorisant les interactions en présentiel et la cohésion d’équipe. Il est plus simple de coordonner les présences lorsque vous disposez d’un système offrant une vue d’ensemble des jours de présence. Qui sera au bureau lundi ? Quand planifier une réunion en face-à-face ? Y a-t-il des postes disponibles en espace partagé ? Il suffit de consulter le système.

Aujourd’hui, flexibilité rime avec structure. Disposer d’une vue claire sur les plannings réduit considérablement la charge administrative. FLEXIDESK permet aux managers de consulter l’historique des réservations : qui occupait quel bureau, dans quelle salle et à quelle date.

Les outils de réservation de bureaux favorisent à la fois la collaboration et l’autonomie. Auparavant, il fallait espérer trouver un bureau disponible en arrivant au travail. Désormais, chacun peut réserver à l’avance et choisir de s’installer à proximité des collègues avec lesquels il doit collaborer.

C’est pour cette raison que FLEXIDESK simplifie la vie de tous les départements, des managers et des collaborateurs.

2. Adapter les canaux de communication au message

La pandémie de COVID-19 a contraint les entreprises à adopter de nouveaux modes de communication. Les outils de visioconférence et de messagerie ont pris une place centrale.

Toutes les réunions ne peuvent plus se tenir en présentiel. Avec des plannings hybrides, il est essentiel d’adapter les canaux de communication.

Des outils comme Zoom, Teams ou Slack permettent des échanges rapides et informels, plus efficaces que les e-mails pour certaines discussions.

En combinant ces outils avec des solutions organisationnelles comme FLEXIDESK, vous optimisez la communication selon le contexte. Grâce à une vue en temps réel des présences, vous pouvez organiser des réunions hybrides efficaces. Les employés choisissent le canal approprié — visioconférence ou réunion en personne — en fonction du sujet. Résultat : une communication plus fluide, structurée et productive.

Avec FLEXIDESK, vous pouvez réserver des bureaux à proximité de vos collègues pour collaborer en présentiel. Si un collègue travaille à distance ce jour-là, il peut rejoindre la réunion en visioconférence.

Réservez simplement un bureau ou une salle privée à distance.

3. Facturation : repas

FLEXIDESK facilite la gestion des indemnités repas. Sans visibilité sur les présences, il est difficile d’anticiper.

Grâce à la réservation des bureaux à des dates précises, les managers peuvent suivre précisément les présences et adapter les indemnités journalières. Plus besoin de multiplier les confirmations via Slack ou e-mail : le plan de réservation donne immédiatement le nombre de collaborateurs présents.

Il est également possible de consulter l’historique des présences sur une période donnée. Cela réduit les échanges individuels et centralise l’information.

4. Fiscalité : télétravail

Depuis 2021, de nouvelles dispositions légales encadrent les indemnités liées au télétravail. Un maximum de 300 EUR par an peut être accordé pour le télétravail.

Cela correspond à 3 EUR par jour de télétravail, jusqu’à 100 jours par an. Ce montant est exonéré d’impôts et de charges sociales.

PwC précise : « Si le montant maximal forfaitaire n’est pas entièrement utilisé, les employés peuvent déduire la différence dans leur déclaration annuelle d’impôt sur le revenu. »

Cette réglementation permet également la déduction des dépenses liées au mobilier de bureau à domicile. Avant, chaque employé disposait d’un poste dédié au bureau ; ce n’est plus forcément le cas aujourd’hui.

Avec FLEXIDESK, les managers peuvent facilement calculer les jours de télétravail et les indemnités associées.

5. Aménagement stratégique pour une planification à long terme

Disposer d’une vision claire des jours de présence facilite la planification stratégique à long terme : taille des locaux, renouvellement de bail, achats d’équipements, etc.

Avec la généralisation du télétravail, certaines entreprises choisissent de réduire leur surface pour diminuer les coûts. Elles peuvent organiser des rotations automatiques dans leur plan de réservation.

Le marché propose actuellement de nombreux espaces vacants. Avez-vous réellement besoin de toute votre surface actuelle ? Réduire la taille des bureaux peut avoir un impact environnemental positif et réduire les coûts opérationnels.

Suivre l’occupation semaine après semaine et mois après mois permet d’identifier précisément les besoins réels de votre entreprise. FLEXIDESK vous offre cette visibilité.

Réflexions complémentaires

Les plannings évoluent constamment. Entre les modèles hybrides et les impératifs personnels, il est difficile de tout gérer. Derrière chaque fonction, il y a une personne. Vos collaborateurs ont leur propre vie, et cela influence parfois l’organisation quotidienne.

Un employé peut tomber malade ou devoir garder son enfant à la maison. Redonner une partie de la responsabilité aux collaborateurs allège la charge des managers. Au lieu de gérer une succession d’appels, un employé peut simplement libérer son bureau dans le système.

FLEXIDESK offre justement cette solution simple et équitable, intégrant la vie de bureau dans la réalité quotidienne des collaborateurs.

FLEXIDESK simplifie

FLEXIDESK facilite la planification à long terme et offre un outil intuitif pour coordonner les équipes. Il simplifie les opérations quotidiennes et favorise un environnement collaboratif en mode hybride. Tout en un coup d’œil.

FLEXIDESK permet de créer un environnement flexible tout en réduisant les coûts inutiles. Il fait gagner du temps et de l’argent. Son fonctionnement en libre-service soulage les managers.

FLEXIDESK rime avec liberté.

Les office managers peuvent enfin respirer en sachant que le suivi des présences et la gestion administrative deviennent plus simples et efficaces.

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