Gestion de bureau basée sur les données

Il est indéniable que les conditions économiques deviennent de plus en plus complexes. L’économie mondiale, encore marquée par la pandémie, doit désormais faire face à la hausse des prix en plus de tous les autres facteurs qui exercent une pression sur les entreprises. En période de changement, les leaders performants recherchent les opportunités cachées. Ces opportunités existent réellement, et les entreprises du monde entier commencent tout juste à les exploiter.

L’une de ces opportunités réside dans l’essor de l’analyse de données. Aujourd’hui, les entreprises disposent de plus de données que jamais auparavant. La véritable difficulté consiste à transformer ces données en informations exploitables capables d’orienter la prise de décision. Les équipes Sales, Finance, Marketing et presque tous les autres départements disposent d’outils pour suivre leurs performances et prendre des décisions stratégiques basées sur des données historiques. Mais qu’en est-il de la gestion des bureaux ?

Il semble que la gestion des bureaux soit souvent reléguée au second plan et que des outils comme Excel restent les principales ressources des office managers. Cependant, dans le sillage des autres départements, les entreprises commencent à reconnaître les avantages de l’analyse pour l’optimisation des espaces de travail. Une meilleure gestion des ressources de bureau grâce à des outils basés sur les données peut être l’un des meilleurs moyens d’augmenter l’efficacité, de réduire les coûts et de garantir que votre entreprise soit mieux préparée à affronter les turbulences économiques. Cela est particulièrement pertinent à l’ère du travail à distance et hybride, où des espaces corporates coûteux peuvent rester inoccupés alors que les employés travaillent à distance.

Aujourd’hui, nous allons explorer 4 façons d’utiliser l’optimisation des espaces de travail pour améliorer votre entreprise et renforcer sa résilience face à l’instabilité économique.

1. Réduire les coûts, pas les effectifs

En période difficile, les entreprises se tournent souvent vers l’un des moyens les plus rapides de réduire les coûts : les licenciements. Pourtant, les licenciements peuvent diminuer la productivité de votre organisation, affecter le moral des équipes et augmenter la pression sur les employés restants. Une meilleure méthode consiste à gérer correctement les coûts. Cela nécessite une vue d’ensemble des ressources de bureau réellement utilisées par votre organisation. Avec les bons outils et les bonnes données organisationnelles, les entreprises peuvent identifier des opportunités d’économies, comme la réduction des surfaces immobilières, des dépenses liées aux bureaux et équipements, voire des charges énergétiques.

Les espaces de bureaux peuvent être extrêmement coûteux, et le travail hybride offre à de nombreuses organisations la possibilité de réduire la surface qu’elles possèdent ou louent actuellement. Pour savoir où vous pouvez réduire les coûts et où cela n’est pas possible, il est utile de s’appuyer sur une plateforme de gestion qui fournit des données en temps réel sur l’occupation des bureaux. En d’autres termes, un outil de réservation de bureaux. Cela vous permet de suivre facilement les jours et les heures où votre bureau est réellement occupé ainsi que le taux d’occupation. Au fil du temps, ces données peuvent être collectées, analysées et utilisées pour réduire les coûts immobiliers, par exemple en fermant des espaces inutilisés, en vendant ou en louant certaines zones, ou en limitant certains espaces les jours de faible fréquentation.

FLEXIDESK peut vous aider à suivre l’activité au bureau sur une période prolongée. En permettant à vos employés de réserver leur bureau les jours de présence, vous pouvez exploiter ces données lors de vos prochaines réunions stratégiques. En tant qu’office manager, vous disposerez enfin de données concrètes pour appuyer vos propositions d’optimisation des ressources et vos nouvelles idées pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

2. Identifier des leviers d’amélioration de votre espace de travail

Avec la transition vers le modèle hybride, il est devenu encore plus important de veiller à ce que votre environnement de travail réponde aux besoins de vos employés. Un espace non adapté aux flux de travail restera sous-utilisé et deviendra une source croissante de coûts. FLEXIDESK vous aide à comprendre comment et quand vos employés utilisent vos espaces et quels sont leurs objectifs.

Partout en Europe, les organisations reconnaissent les avantages de l’optimisation des espaces de travail. Par exemple, si vos employés utilisent principalement le bureau pour des réunions et de la collaboration en face-à-face, il peut être judicieux d’investir davantage dans des salles de réunion et des espaces collaboratifs. Un espace rempli de bureaux vides et de postes de travail inutilisés ne fera qu’alourdir votre bilan.

Collecter ce type de données peut sembler complexe, mais cela ne doit pas l’être. FLEXIDESK est conçu pour simplifier le processus. Il vous suffit de configurer votre bureau avec ses salles et postes dans la plateforme, d’inviter vos collaborateurs, et vous êtes prêt à démarrer. Au fil du temps, vous pourrez consulter quels jours et quels collaborateurs ont utilisé quels espaces. Les 10 premiers bureaux et salles sont gratuits — testez la solution dès maintenant en créant un compte gratuit !

3. Se concentrer sur la fidélisation de vos meilleurs talents

Lorsque la pression économique pèse sur votre organisation, il est essentiel de conserver vos meilleurs collaborateurs. L’incertitude est l’un des facteurs que les employés apprécient le moins. Une gestion efficace de votre environnement hybride peut vous aider à fidéliser vos talents clés.

FLEXIDESK est conçu pour faciliter la collaboration d’équipe et le travail basé sur l’activité, vous permettant de vous adapter en temps réel aux emplois du temps et aux besoins changeants de vos collaborateurs. Cela réduit le temps passé en coordination et permet à vos équipes de rester concentrées sur leurs missions. De plus, la plateforme vous permet de prendre en compte les préférences individuelles de vos employés. Simplifiez vos processus et donnez à votre équipe la liberté de choisir un environnement de travail adapté à ses besoins. Bénéficiez de davantage de flexibilité et d’un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Car une culture d’entreprise saine et positive est un moteur de performance.

4. Tirer parti du changement

Les périodes difficiles augmentent l’incertitude. Mais là où il y a de l’incertitude, il y a aussi des opportunités. Le travail hybride est bien plus qu’une tendance récente liée aux bouleversements économiques et mondiaux. Il s’agit d’une nouvelle manière de travailler et d’atteindre les objectifs business. Nous évoluons en terrain encore inexploré, ce qui vous donne l’opportunité d’identifier de nouvelles façons d’atteindre vos objectifs. Le travail hybride repose sur la flexibilité. La flexibilité améliore la productivité en répondant aux besoins individuels de chaque collaborateur et en leur permettant d’optimiser leur temps. Gardez une vue d’ensemble parfaite en suivant les jours de télétravail, la présence des équipes et la capacité des salles dans votre espace de travail.

Obtenez en un instant des insights sur les comportements, préférences et tendances de votre équipe, tout en permettant à vos collaborateurs de voir où chacun travaille à tout moment.

La flexibilité fait partie de notre ADN. Si vous souhaitez tirer parti des opportunités offertes par une plateforme de gestion des espaces simple et performante, créez votre compte dès aujourd’hui !