Anonyme Arbeitsplatzbuchung: Neuer Datenschutzmodus für FLEXIDESK

FLEXIDESK verfügt jetzt über einen Datenschutzmodus, der Admins die volle Kontrolle darüber gibt, wie Buchungsinformationen angezeigt werden. Dadurch kann unsere Desk-Booking-Software bedenkenlos auch in Umgebungen eingesetzt werden, in denen Datenschutz höchste Priorität hat.

Was ist neu?

Wenn der Datenschutzmodus aktiviert ist, können Mitarbeitende sehen, welche Arbeitsplätze verfügbar oder gebucht sind. Sie sehen jedoch nicht, wer sie gebucht hat. Keine Namen, keine Initialen, keine Profilbilder. Nur die Verfügbarkeit.

Das ist ein einfacher, aber wichtiger Unterschied: Der Büroplan bleibt für Buchungen vollständig nutzbar, während persönliche Informationen geschützt bleiben.

Für wen ist diese Funktion gedacht?

Nicht jede Organisation hat dieselben Datenschutzanforderungen. Für viele ist diese Kontrollmöglichkeit jedoch wichtig. Insbesondere für Unternehmen in regulierten Branchen, Organisationen mit strengen internen Datenschutzrichtlinien oder Teams, die nicht offenlegen möchten, wer sich wann im Büro aufhält.

Mit dem Datenschutzmodus lässt sich FLEXIDESK nun problemlos in Umgebungen einsetzen, in denen:

• Datenschutzvorschriften verlangen, dass die Sichtbarkeit personenbezogener Informationen minimiert wird
• Betriebsräte oder Personalabteilungen Bedenken hinsichtlich der Überwachung von Mitarbeitenden geäußert haben
• Die Unternehmenskultur Diskretion einer vollständigen Transparenz über die Anwesenheit im Büro vorzieht

So aktivierst du den Datenschutzmodus

Die Aktivierung des Datenschutzmodus dauert nur wenige Sekunden und erfordert keine technischen Kenntnisse.

Gehe als Admin zu:

Einstellungen → Allgemein → Datenschutz

Dort findest du die folgende Option: ☑ Datenschutzmodus aktivieren Arbeitsplätze werden als gebucht angezeigt, ohne persönliche Informationen (z. B. Initialen oder Profilbilder) anzugeben.

Aktiviere das Kontrollkästchen, und der Datenschutzmodus ist sofort für deinen gesamten Workspace aktiv. Die Einstellung kann jederzeit ebenso einfach wieder deaktiviert werden.

Was ändert sich für Mitarbeitende?

Aus Sicht der Mitarbeitenden sieht der Büroplan genauso aus wie bisher. Arbeitsplätze werden als frei oder belegt angezeigt. Der einzige Unterschied: Bei belegten Arbeitsplätzen ist nicht mehr zu sehen, wer dort sitzt.

Mitarbeitende können ihre eigenen Reservierungen weiterhin ohne Einschränkungen buchen, stornieren und verwalten. Der Datenschutzmodus beeinflusst ausschließlich, was andere sehen können.

Warum das wichtig ist

Desk-Booking-Software macht Anwesenheit naturgemäß sichtbar. In der Regel ist das eine nützliche Funktion. Sie kann jedoch auch zu Spannungen mit den Erwartungen an den Datenschutz führen.

Der Datenschutzmodus in FLEXIDESK löst diesen Konflikt auf einfache Weise. Man profitiert weiterhin von allen operativen Vorteilen eines gemeinsamen Buchungssystems. Bessere Flächennutzung, weniger ungenutzte Arbeitsplätze und eine klarere Büroplanung, ohne dass Mitarbeitende ihre tägliche Anwesenheit gegenüber Kolleginnen und Kollegen sichtbar machen müssen.

Für Organisationen, die ihre DSGVO-Konformität nachweisen müssen oder ihren Mitarbeitenden einfach mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten geben möchten, ist dies ein wichtiger Schritt nach vorne.